Jak zarządzać czasem, by mieć go na wszystko

Urszula Marketing

30 listopada 2012

Jak zarządzać czasem, by mieć go na wszystko

Dziś postanowiłam powiedzieć Wam prawdę, całą prawdę i tylko prawdę, czyli jak zabiegana, pracująca na etacie i pisząca dwa blogi mama słodkich maluchów, ma czas na wszystko, a nawet jeszcze więcej.

Podsumowując: jestem mamą dwójki maluchów, piszę bloga kreatywnego Sen Mai, jak też tego oto bloga marketingowego dla kreatywnych osób. Dodatkowo, co tydzień, we czwartek wysyłam newslettera, prowadzę wiele projektów w świecie blogowym i mam oczywiście mój cały dom na głowie. Dodatkowo, zawsze i codziennie mam czas na zabawę i czytanie książek z moimi dziećmi.

Jak ja to robię? Oto kilka moich sekretnych sztuczek, bez których nigdy nic z powyższych rzeczy nie udałoby mi się stworzyć:

1. Listy rzeczy do zrobienia

– zróbcie tabelkę miesięczną, podzieloną na dni i tygodnie (np. używając programu Excel czy Word),
– wpiszcie to, co macie do zrobienia na każdy dzień,
– użyjcie kolorów, by określić typ zadań („blogowanie”, „prace domowe”, „czas na dzieci”, itp.) lub jego ważność (np. „do zrobienia natychmiast”- – bardzo ważne,”do zrobienia dziś” – mniej ważne, „do zrobienia w tym tygodniu”, itp.).

2. Porządek w plikach na komputerze

(z informacjami, zdjęciami, inspiracjami, itp.) – przeczytaj mój post na ten temat.

3. Całkowite „odłączenie się”

Wyznaczcie sobie określone godziny pracy i wyłączcie na ten czas wszystko, co może Wam przeszkadzać: telewizję, Facebook, Twitter, a nawet telefon. Powiadomcie rodzinę i znajomych, by nie przeszkadzali i nie dzwonili do Was w tym czasie.

4. Skupienie się tylko na jednym

Nie wykonujcie wielu zadań naraz. Jeśli piszecie artykuł na bloga, usiądźcie na godzinkę czy dwie i nie rozpraszajcie się niczym innym (nie scrapujcie, nie róbcie na drutach, nie oglądajcie kątem oka telewizji, nie malujcie paznokci, itp.). Znajdźcie cichy kąt w domu lub idźcie do biblioteki, jeśli macie wiele osób, które mogą Wam przeszkodzić w pisaniu (poproście też, by np. współmałżonek zajął się maluchami).

5. Praca w blokach czasowych

Pracujcie w blokach czasowych (1-2 godziny) i róbcie regularne przerwy (10-20 minut).
Ważne jest by przy robieniu przerw „odłączyć się” całkowicie od tego, nad czym pracujecie (wyjdźcie na spacer, porozmawiajcie z przyjaciółmi, pobawcie się z dziećmi, itd.). Nie róbcie przerw po to, by siedzieć na Facebooku!

6. Terminy do realizacji zadań

Wyznaczcie sobie określone daty do realizacji zadań i podzielcie je na pół (tak, tak, dobrze przeczytałyście). Co to oznacza: jeśli uważacie, że zrobicie daną pracę w dwa tygodnie, wyznaczcie końcową datę na … za tydzień. To działa i nawet nie uwierzycie, jak efektywnie!

Te wszystkie wyżej wymienione metody, to oczywiście nie wszystko. Najważniejsza jest tu systematyczność w ich stosowaniu. Po pewnym czasie (może to trwać trochę długo, w zależności od osoby, nawet do roku czasu – ale nie można zniechęcać się!), wyrobicie u siebie nawyki, które nagle wydłużą Wam dzień i dadzą tak wiele cennych minut i godzin na wiele ważnych spraw.

(zdjęcie: Olive Box)

——————-

 Baner_dolacz do grupy FB

, , , , ,

  • Lidia

    Urszulo, dlaczego pracujesz na etacie? Zaskoczyłaś mnie.

  • Konkretnie i na temat :). Wykorzystam.

  • Bardzo przydatne punkty, staram się do nich stosować ale nadal panuje lekki chaos, może dzięki Twojemu postowi jeszcze bardziej się postaram 🙂

  • Ja muszę w końcu zacząć wyłączać rozpraszacze i skupiać się na jednym zadaniu plus kilka przerw:)

  • Dominika Wrońska

    Wcześniejszy deadline to genialna sprawa – zdecydowanie zastosuję 🙂

  • odłączenie się od rozpraszaczy i skupienie się na jednej rzeczy jest konieczne i faktycznie mocno pozwala skrócić czas na wykonanie zadania

  • Najbardziej przypadła mi metoda dzielenia końcowego terminu na pół! Zastosuję!

  • Świetne wskazówki, spodobała mi się zwłaszcza ostatnia, bo jeszcze nie próbowałam podchodzić do sprawy w ten sposób. Dodałabym jeszcze tylko „wcześnie wstawaj” – toczę właśnie walkę ze sobą, żeby nie siedzieć po nocy i nie oszukiwać się, że jestem „sową”. No i właśnie, najwyższy czas się położyć 😉

  • U mnie sprawdza sie praca w blokach czasowych. Pracuje wtedy wydajniej. Pozdrawiam serdecznie beata

  • Kasia Antosiewicz

    TRADYCYJNIE MAM WRAŻENIE, ŻE SPISUJESZ MOJE MYŚLI 🙂 czy tylko ja tak mam? Listy zadań są najważniejsze – planuje niedługo post na temat tego, jak żyć bez deadlinów i list zadań – taki eksperyment chcę zrobić i zobaczyć (przypomnieć sobie) jak to jest 🙂

  • Najtrudniej jest chyba skupić się tylko na jednym w danej chwili, ale jak już się udaje, to rzeczywiście szybciej idzie 🙂

    • M. z Head Full of Ideas

      Dokładnie. Reszta jeszcze jakoś mi się udaje… Ale muszę zaznaczyć jedno – jeszcze nie mam dzieci, Co będzie jak się pojawią? 😉

  • Powiem Ci Ula, że to ciekawe podejście. Bo ja stoję na stanowisku, że NIE DA SIĘ znaleźć czasu na wszystko, gdyż wszystko zależy od tego, co checmy zmieścić w tym „WSZYSTKO”.
    Absolutnie się zgadzam z Twoimi sposobami – są świetne – sama też je stosuję i o nich uczę ale przychodzi taki moment, w którym bierzemy sobie na głowę zwyczajnie zbyt dużo i wtedy nie zmieścimy w naszej dobie wszystkiego, gdyż doba ma tylko 24 h.
    I wtedy najpotężniejszymi technikami staje się: ODMAWIANIE i REZYGNACJA z czegoś.
    Zawsze mówię, że kobiece zarządzanie czasem jest sztuką rezygnacji

    • Masz całkowitą racje! Wiele rzeczy trzeba odmówić lub z nich zrezygnować. Wiem z własnego doświadczenia, jak ciężkie jest to na poczatku, ale jakie daje dobre efekty w późniejszym czasie.

    • Lidia

      Dlaczego kobiece zarządzanie to sztuka rezygnacji? Ja myślę, że zarządzanie zarówno kobiece jak i męskie najlepiej jak jest wynikiem wyboru priorytetów. Oczywiście często kobieta ma ich bardzo wiele. Mężczyźni może mają mniej, ale nie wiem, bo jestem kobietą. Natomiast niezwykle ważne jest zastanowienie się nad tym czego chcę, czego chcę bardzo, a czego chcę najbardziej. Poznać siebie i co jest dla nas wartością.

  • Kiedy pojawiły się dzieci, zaczęłam bardziej doceniać każdą wolną chwilę. Bo umówmy się mając dzieci, słowo „wolny czas” nie istnieje 😀

    O dziwo mając dużo obowiązków jesteśmy w stanie pogodzić wiele zadań. Ale to tylko kobiety tak potrafią 😉

    • Ha, kiedyś godzinami siedziałam nad jedną rzeczą – teraz, mam godzinkę i muszę się wyrobić (i udaje mi się to!). 🙂

    • M. z Head Full of Ideas

      Ja nie mam dzieci, a przyznaję – im więcej zadań, tym bardziej jestem zmobilizowana i więcej udaje mi się zrobić… Swoją drogą w naturze to, że NIE UMIEM siedzieć bezczynnie 😉

  • A! Ostatnio poszłam w harmonogram sprzątania – jest to super rozwiązanie 😀 Np dziś jestem już po robocie 😀 http://www.budujacamama.pl/2014/10/uoz-sobie-tydzien-harmonogram-sprzatania.html

  • Popieram! Jeśli ma sięchoć chwilę bez dzieci, to można normalnie pracować, a kiedy jesteśmy z dziećmi można zrobić wszystko w domu 😀 Najważniejsza jest organizacja i skupienie na jednej rzeczy, keidy to potrzebne

  • Właśnie nad tym muszę jeszcze popracować, bo chciałabym mieć więcej czasu na realizowanie moich wielu pasji, wiem, że mogę mieć, ale jeszcze go nie mam 😀

  • Z przyjemnoscia czytam Twoje posty – sa klarowne i naprawde pomocne. Dziekuje 🙂

  • Jak zawsze trafne wskazówki, dzięki 🙂

  • Całkiem niedawno i zupełnie przypadkiem trafiłam na Twój blog i już z całego serca dziękuję Opaczności, że tak się stało. Moje drugie imię to chaos i dezorganizacja. Nigdy z niczym nie mogę zdążyć i zawsze czasu mi na wszystko brakuje. 100 razy już próbowałam na nowo organizować swoje życie, ale niestety nie wychodziło, a teraz już nie mam wyjścia MUSZĘ bo wszystko się wali. Na pewno skorzystam z Twoich rad i naprawdę podziwiam.

    Pozdrawiam Marta

  • Właśnie teraz, kiedy chcę robić tysiac rzeczy jednocześnie, w międzyczasie wymyślam setkę nowych, a w efekcie zjadam własny ogon, bo się w tym chaosie gubię, pojawiasz się na mojej drodze :)))) ze swoimi złotymi radami. Pięknie dziękuję, tego mi było trzeba.
    Pozdrawiam
    Dora

  • Jestem przerażona i pod wielkim wrażeniem. Przerażona jestem swoja osobą, nie potrafię się zorganizować i dlatego twierdzę, że zawsze mam za mało czasu.
    Jestem pod wielkim wrażeniem Twojej osoby. Postaram się brać z Ciebie przykład!
    P.S. Może jakaś rada na słomiany zapał? 😀

    • Moja rada na słomiany zapał: zrób plan. Spisz krok po kroku w kalendarzu (np. kalendarz Google, czy taki papierowy), co chcesz robić. To bardzo motywuje! 😉

    • Metoda małych kroczków. Jeśli określasz cel, jaki masz zrealizować to wykonanie go jako całość może paraliżować i porzucamy go. Jeśli dzielisz zadanie na kilka małych „kroków”, a dodatkowo nagradzasz siebie po każdym wykonanym zadaniu- sukces gwarantowany. Dodatkowo chcę Ci powiedzieć, że „słomiany zapał” jest domeną osobowości biznesowej- creator. Być może jesteś tak, jak ja creatorem biznesowym i jesteś mistrzem w wymyślaniu wspaniałych pomysłów, świetnych idei, ale za to z realizacją ich masz już problem. To żadna strata, bo creatorzy są wspaniali, wystarczy nauczyć się delegować zadania innym, albo odkryć w sobie zawód doradcy/pomysłodawcy 🙂 O osobowościach biznesowych, w tym o creator, star, acumulator itd przeczytasz w Internecie. Pozdrawiam. Vika

  • Kobieto:)!!! a ja Ciebie podziwiam nie tyle za prowadzenie tych blogów co- za odpisywanie na komentarze i czynne uczestnictwo w komentowaniu innych blogów! Naprawdę jesteś przykładem, że dla chcącego- nie ma nic trudnego!!!!!!!!!! Ludzie w dzisiejszym świecie zasłaniają się brakiem czasu dla znajomych bo-dziecko, bo-praca, bo-… bo-… itd, szczerze ??? -mam już ich dość !!! i .. tych ich ciągłych wymówek… ech !!! :))) to sobie ponarzekałam ! :))) zatem, pozdrawiam zoorganizowaną KOBIETĘ ! MATKĘ ! BLOGOWICZKĘ ! ŻONĘ! 🙂 Iza-belka:)

    • Iza-belko, dziękuję!!! Taki komentarz w poniedziałek rano, to czysty skarb! :**
      A tak prawdę mówiąc, to odpisuję na o wiele mniej komentarzy niż kiedyś (na wszystkie!), bo mam ich teraz o wiele więcej, ale i czas mi się skurczył (więcej blogów, więcej postów na blogach, itp.). Staram się jednak odpowiadać Wam i odpisywać, jak najczęściej. 😉
      Pozdrawiam gorąco!! :))

      • et voilà:)) !!! miłego dnia i tygodnia …

        • Et voila to moje hasło 🙂 iza! Dostałam linka od Iza- belki. Całkowicie zgadzam się z tym, co napisalas. Dodałabym od siebie tylko tyle żeby na telewizorze przyczepić sobie kartkę z napisem „strata czasu i twojej kreatywności” …pozdrawiam i życzę powodzenia
          Monika

          • chciałam napisac po francusku:))) tylko, Moniko:)!

  • Jeden punkt już dziś mogę potwierdzić: porządek we własnym komputerze (lub we własnej jego części) jest niesamowicie pomocny. Widziałam komputery wielu osób – jeden rzut oka na pulpit i dostawałam oczopląsu. Nieodmiennie padało również stwierdzenie: Gdzie to było?Dopiero co widziałam..nie, tu też nieee… I pięć minut z głowy na znalezienie czegoś. W końcu od tego są foldery i foldery w folderach….
    A pozostałe sposoby może kiedyś wprowadzę w życie…. 😉

    • Fakt, ze porządek w plikach na komputerze to podstawa. Kiedyś byłam taka bałaganiarą i wszytko zapisywałam na pulpicie. Oczywiście gubiłam i zapominałam o połowie plików.
      Pozdrawiam

  • Ostatnio mam więcej pracy niż zwykle (świątczne zamówienia, nauka). Pewnie jest tego mniej niż u Ciebie, ale byłam bardzo zaskoczona któregoś z weekendów… Zrobiłam listę prac szydełkowych do wykonania w weekend. Znając dokładnie ogrom pracy, nie zajmowałam się bzdurami i skończyłam je już w sobotę!
    Listy naprawdę działają 🙂 Warto planować. Raz zastanowić się, co trzeba zrobić, żeby później nie siedzieć i się nie myśleć, o czym się zapomniało.

    Pozdrawiam,
    Kasia.

    PS. Jak ja uwielbiam Twoje rady… i blogi… i wszystko! : )

    • Dziękuję Kasiu! :***
      Zawsze milo jest czytać takie komentarze!

  • Pracujesz na pełnym etacie 9-17 i na prawdę ogarniasz to wszystko???

    Ja mimo względnie dobrego zorganizowania mam wrażenie, że ciągle jestem do tyłu. Po prostu brakuje mi godzin.

    Wysypiasz się przy tym wszystkim :D?
    I a propos zarządzania czasem – ciekawi mnie czego używasz oprócz excela na codzień. Kalendarza, aplikacji w telefonie?

    Pozdrawiam Ula!

    • No jakoś ogarniam ;)) Prawdę mówiąc byłam wcześniej strasznie niezorganizowana i bałaganiara. Zapominałam zawsze o połowie rzeczy. Jednak osoba nauczyła mnie „podstaw” organizacji i od tej pory doba wydłużyła mi się. 😉 Fakt, ze spie mniej, ale 6-7 godzin na dobę wystarczy.
      A na co dzień, oprócz Excela, uwielbiam … ręczne pisanie. Nosze ze sobą mały notatnik, albo szukam jakiś luźnych kartek i wszystko spisuję. 🙂
      Pozdrawiam! :*

  • Jesteś dobrze zorganizowana i systematyczna
    a to podstawa wszystkiego 🙂